E-Mail-Archivierung ist kein Nice-to-have, sondern ein rechtliches Muss für Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche. Dennoch kursieren viele Missverständnisse zu diesem Thema. In diesem Beitrag klären wir fünf der häufigsten Irrtümer rund um die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auf – und zeigen, warum ein Backup allein nicht ausreicht.
In diesem Beitrag erfährst du…
Irrtum 1: Nur Rechnungen müssen archiviert werden
Viele glauben, dass lediglich Rechnungen aufbewahrungspflichtig sind. Tatsächlich schreiben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) vor, dass sämtliche steuerlich relevante Dokumente archiviert werden müssen. Dazu zählen u. a.:
- Handels- und Geschäftsbriefe (auch per E-Mail),
- Buchungsbelege,
- Jahresabschlüsse und Lageberichte,
- sowie jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen oder abgewickelt wird.
👉 Fazit: Die reine Archivierung von Rechnungen reicht nicht aus – E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt sind ebenso aufbewahrungspflichtig.
Irrtum 2: Ein Ausdruck wichtiger E-Mails genügt
Der Ausdruck einer E-Mail erfüllt nicht die Anforderungen der GoBD. Elektronische Dokumente müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden, inklusive Metadaten und Dateianhängen. Wird eine E-Mail lediglich ausgedruckt und das Original gelöscht, handelt es sich um einen klaren Verstoß gegen die Archivierungspflicht.
👉 Fazit: Nur die digitale, unveränderte und revisionssichere Archivierung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
Irrtum 3: Kleine Unternehmen brauchen keine E-Mail-Archivierung
Ein weitverbreiteter Trugschluss. Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen – auch Freiberufler, Einzelunternehmer oder Start-ups. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die Gewinnerzielungsabsicht.
👉 Fazit: Auch kleine Unternehmen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach GoBD und HGB.
Irrtum 4: Backups ersetzen eine E-Mail-Archivierung
Backups und Archivierung erfüllen zwei völlig unterschiedliche Zwecke. Ein Backup dient der kurzfristigen Sicherung und Wiederherstellung von Daten – etwa bei Systemausfällen. Eine gesetzeskonforme Archivierung hingegen muss E-Mails unveränderbar, langfristig und revisionssicher speichern.
Professionelle E-Mail-Archivierungslösungen bieten Funktionen wie:
- Journaling zur lückenlosen Erfassung ein- und ausgehender Mails
- Verschlüsselung und Schutz vor Manipulation
- GoBD- und DSGVO-konforme Aufbewahrungsrichtlinien
👉 Fazit: Backups schützen nicht vor rechtlichen Konsequenzen – sie müssen durch eine Archivierungslösung ergänzt werden.
Irrtum 5: Datenschutz und Archivierung widersprechen sich
Der Spagat zwischen Datenschutz und Aufbewahrungspflicht ist möglich – mit der richtigen Lösung. Die DSGVO verlangt u. a. Datenminimierung und Zweckbindung, während Archivierungspflichten bestimmte E-Mails über Jahre hinweg sichern müssen.
Professionelle Archivierungslösungen bieten z. B.:
- Automatisierte Löschfristen für personenbezogene Daten
- Aufbewahrungsrichtlinien gemäß DSGVO & GoBD
- Nachvollziehbare Verarbeitung gemäß Artikel 5 DSGVO
👉 Fazit: Datenschutz und Archivierung sind kein Widerspruch – bei richtiger Umsetzung ergänzen sie sich sogar.
Fazit: Ohne E-Mail-Archivierung riskieren Unternehmen mehr als nur Datenverlust
Falsche Annahmen führen dazu, dass viele Unternehmen die E-Mail-Archivierung vernachlässigen – und damit rechtliche Risiken eingehen. Dabei ist die E-Mail nach wie vor das zentrale Kommunikationsmittel im geschäftlichen Alltag.
Eine professionelle E-Mail-Archivierung schützt nicht nur vor Datenverlust und rechtlichen Problemen, sondern erleichtert auch den Arbeitsalltag durch schnelle Wiederauffindbarkeit und sichere Aufbewahrung.
🔒 Unsere Lösung: E-Mail-Archivierung mit Hornetsecurity – mehr als nur Aufbewahrung
Mit unserer E-Mail-Archivierungslösung von Hornetsecurity erhalten Sie nicht nur eine gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung – sondern gleich ein ganzes Sicherheitspaket, das Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation absichert.
Ihre Vorteile im Überblick:
✅ Revisionssichere E-Mail-Archivierung gemäß GoBD, HGB und DSGVO
✅ Journalarchivierung für lückenlose Erfassung aller ein- und ausgehenden E-Mails
✅ Langfristige und manipulationssichere Speicherung – inklusive Suchfunktion und Restore-Option
✅ Verschlüsselung & Hochverfügbarkeit in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland
Zusätzliche Sicherheitsfunktionen inklusive:
🔐 Spam- und Virenfilter – schützt Ihre Postfächer vor Schadsoftware und unerwünschten Mails
🛡️ Advanced Threat Protection (ATP) – intelligente Erkennung moderner Angriffsmethoden wie CEO Fraud, Ransomware und Spear Phishing
🔗 URL- und Link-Rewriting – gefährliche Links werden vor dem Klick analysiert und unschädlich gemacht
📎 Attachment Rewriting & Sandbox-Analyse – für maximale Sicherheit bei Datei-Anhängen
🌐 Globale Whitelist/Blacklist-Verwaltung, Benachrichtigungs-Optionen und automatisierte Reports
💡 Und das Beste: All diese Funktionen sind modular kombinierbar – Sie erhalten genau das Schutzpaket, das zu Ihrem Unternehmen passt.
🚀 Jetzt starten: Sicher. Rechtssicher. Zukunftssicher.
Sie möchten sich selbst ein Bild machen?
Dann testen Sie unsere Lösung mit Hornetsecurity jetzt 14 Tage kostenlos – inklusive Archivierung, Spamfilter und ATP.
Oder lassen Sie sich persönlich beraten – wir finden die optimale Lösung für Ihr Unternehme